Eine hohe Nebenkostenabrechnung kann ein ziemlicher Schock sein – besonders, wenn plötzlich mehrere hundert Euro nachgezahlt werden sollen. Doch Mieter müssen eine hohe Nachforderung nicht ungeprüft akzeptieren. Abrechnungen können Fehler enthalten, Kosten dürfen nicht beliebig auf Mieter umgelegt werden und für Vermieter gelten bestimmte Fristen.
Das Wichtigste vorab: Wer seine Nebenkostenabrechnung für zu hoch hält, sollte sie zunächst prüfen, Belege einsehen und mögliche Fehler schriftlich beanstanden. Einwendungen gegen die Abrechnung können grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang erhoben werden (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
Kommt es zum Streit mit dem Vermieter, kann außerdem eine Mietrechtsschutzversicherung wichtig werden. Je nach Tarif unterstützt sie nicht erst im Rechtsstreit, manche Versicherer bieten bereits eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung als Serviceleistung an.
Warum kann die Nebenkostenabrechnung plötzlich so hoch sein?
Eine hohe Nachzahlung bedeutet nicht automatisch, dass die Abrechnung falsch ist. Gestiegene Heizkosten, höhere kommunale Gebühren oder Versicherungsbeiträge können die Betriebskosten erhöhen. Auch zu niedrig angesetzte monatliche Vorauszahlungen können dazu führen, dass am Jahresende eine größere Summe offenbleibt.
Trotzdem lohnt sich eine genaue Prüfung. Verdächtig kann die Abrechnung beispielsweise sein, wenn sich einzelne Kostenpositionen gegenüber dem Vorjahr stark erhöht haben, obwohl sich an der Wohn- oder Nutzungssituation wenig geändert hat. Insbesondere Heizkostenabrechnungen weisen immer wieder Fehler auf.
Was sollte ich bei einer zu hohen Nebenkostenabrechnung zuerst prüfen?
Gehen Sie die Abrechnung Schritt für Schritt durch und vergleichen Sie sie möglichst mit der Abrechnung des Vorjahres. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:
1. Stimmt der Abrechnungszeitraum?
Prüfen Sie, für welchen Zeitraum Kosten berechnet werden und ob dieser zu Ihrem Mietzeitraum passt.
2. Wurden Ihre Vorauszahlungen vollständig berücksichtigt?
Addieren Sie die im betreffenden Zeitraum tatsächlich gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen und vergleichen Sie die Summe mit der Abrechnung.
3. Stimmt die Wohnfläche?
Wird nach Quadratmetern abgerechnet, kann eine falsche Fläche Ihre Kosten beeinflussen.
4. Ist der Verteilerschlüssel nachvollziehbar?
Betriebskosten werden beispielsweise nach Wohnfläche, Verbrauch oder Verursachung verteilt. Wurde nichts anderes vereinbart, sieht § 556a BGB grundsätzlich eine Verteilung nach Wohnfläche vor; verbrauchs- oder verursachungsabhängig erfasste Kosten müssen entsprechend berücksichtigt werden.
5. Gibt es ungewöhnliche Kostensteigerungen?
Vergleichen Sie Müllabfuhr, Hausmeister, Gebäudereinigung, Versicherungen, Wasser und andere Positionen mit dem Vorjahr.
6. Sind Kosten enthalten, die gar keine Betriebskosten sind?
Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung gehören nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?
Nicht jede Ausgabe des Vermieters ist automatisch eine Betriebskostenposition. Nach § 1 Betriebskostenverordnung gehören insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den Betriebskosten.
Ein klassisches Beispiel: Die laufende Pflege einer Anlage kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Betriebskostenposition sein. Muss dagegen etwas wegen Verschleiß oder eines Defekts repariert werden, handelt es sich typischerweise um Instandhaltung oder Instandsetzung. Solche Kosten können nicht einfach als normale Betriebskosten auf die Mieter abgewälzt werden.
Entscheidend ist außerdem der Mietvertrag. Denn nach § 556 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Deshalb sollte bei einer Prüfung immer auch die entsprechende Betriebskostenregelung im Mietvertrag herangezogen werden.
Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Über Betriebskostenvorauszahlungen muss jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens bis zum 31. Dezember 2026 mitgeteilt werden.
Kommt die Abrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr verlangen. Eine Ausnahme besteht, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Das ergibt sich aus § 556 Abs. 3 BGB.
Habe ich ein Recht auf Belegeinsicht?
Ja. Mieter können verlangen, die Belege einzusehen, auf denen die Betriebskostenabrechnung beruht. Dieses Recht ist ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB geregelt. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch zur Verfügung stellen.
Bei einer auffällig hohen Abrechnung können beispielsweise Rechnungen, Gebührenbescheide oder Abrechnungsunterlagen interessant sein.
Die Belegeinsicht ist besonders wichtig, wenn eine Position gegenüber dem Vorjahr erheblich gestiegen ist. Nur anhand der zugrunde liegenden Unterlagen lässt sich häufig nachvollziehen, ob tatsächlich entsprechende Kosten entstanden sind.
Wie lange kann ich einer Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Mieter müssen ihre Einwendungen grundsätzlich spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach können Einwendungen in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden, sofern der Mieter die Verspätung zu vertreten hat.
Trotz dieser Zwölfmonatsfrist sollte man nicht monatelang warten. Eine verdächtige Abrechnung sollte möglichst schnell geprüft und Widerspruch eingelegt werden. Denn die Einwendungsfrist bedeutet nicht automatisch, dass eine vom Vermieter gesetzte Zahlungsfrist ignoriert werden kann.
Muss ich die Nachzahlung trotz Widerspruch bezahlen?
Ein Widerspruch allein bedeutet nicht automatisch, dass die komplette Nachforderung zunächst nicht gezahlt werden muss.
Wer Zweifel an der Abrechnung hat, sollte deshalb nicht einfach die Zahlung einstellen. Sinnvoll ist es, die konkreten Beanstandungen schriftlich mitzuteilen, Belegeinsicht zu verlangen und zu klären, ob hinsichtlich der strittigen Forderung ein Zurückbehaltungsrecht besteht.
Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass Mieter bei verweigerter Belegeinsicht unter bestimmten Voraussetzungen ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen können.
Gerade bei größeren Nachforderungen oder drohendem Zahlungsverzug empfiehlt sich eine individuelle Beratung durch einen Mieterverein, eine Verbraucherzentrale oder einen Fachanwalt für Mietrecht.
Wie lege ich Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein?
Der Widerspruch sollte möglichst konkret sein. Ein pauschaler Satz wie „Die Nebenkosten sind zu hoch“ hilft wenig. Benennen Sie stattdessen die Positionen, die Ihnen unklar oder fehlerhaft erscheinen. Fordern Sie gegebenenfalls gleichzeitig Einsicht in die zugrunde liegenden Belege.
Aus Beweisgründen sollte der Zugang des Schreibens später nachgewiesen werden können, beispielsweise mithilfe eines Einwurfeinschreibens.
Was kann ich tun, wenn die Abrechnung korrekt ist, ich aber nicht zahlen kann?
Auch eine korrekte Nebenkostenabrechnung kann finanziell überfordern.
In diesem Fall sollten Mieter frühzeitig Kontakt mit dem Vermieter aufnehmen. Möglich ist beispielsweise die Bitte um eine Ratenzahlung. Einen generellen Anspruch darauf gibt es allerdings nicht.
Vorsicht ist bei entsprechenden Vereinbarungen geboten: Nach Angaben der Verbraucherzentrale können Ratenzahlungsvereinbarungen ein Schuldanerkenntnis oder einen Vergleich enthalten. Wer noch Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat, sollte deshalb nicht vorschnell unterschreiben.
Bei finanziellen Schwierigkeiten kann außerdem geprüft werden, ob staatliche Unterstützung infrage kommt.
Wann sollte ich professionelle Hilfe holen?
Eine professionelle Prüfung ist insbesondere sinnvoll, wenn
die Nachforderung ungewöhnlich hoch ist,
der Vermieter die Belegeinsicht verweigert,
hohe Kostensteigerungen nicht erklärt werden können,
Reparatur- oder Verwaltungskosten in der Abrechnung auftauchen,
der Verteilerschlüssel unverständlich ist,
eine Zahlungsaufforderung oder Mahnung vorliegt oder
wegen der Forderung bereits ein größerer Konflikt mit dem Vermieter entstanden ist.
Anlaufstellen können örtliche Mietervereine, Verbraucherzentralen oder auf Mietrecht spezialisierte Rechtsanwälte sein.
Häufige Fragen zur zu hohen Nebenkostenabrechnung
Kann ich einer Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Ja. Mieter können Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung erheben. Grundsätzlich müssen diese spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter geltend gemacht werden.
Kann ich die Rechnungen des Vermieters verlangen?
Sie haben ein Recht auf Einsicht in die Belege, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter kann die Belege auch elektronisch bereitstellen.
Darf der Vermieter Reparaturen über die Nebenkosten abrechnen?
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten.
Wann ist eine Nebenkostenabrechnung verjährt?
Bei der Prüfung einer aktuellen Abrechnung ist zunächst die Abrechnungsfrist wichtig: Der Vermieter muss grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Davon zu unterscheiden ist die Zwölfmonatsfrist, innerhalb derer der Mieter nach Zugang der Abrechnung grundsätzlich seine Einwendungen geltend machen muss.
Was ist, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät schickt?
Ist die gesetzliche Abrechnungsfrist überschritten, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr verlangen. Das gilt nicht, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Fazit: Eine hohe Nebenkostenabrechnung nicht ungeprüft bezahlen
Eine hohe Nachforderung kann berechtigt sein – sie kann aber auch auf falschen Vorauszahlungen, einem unzutreffenden Verteilerschlüssel oder nicht umlagefähigen Kosten beruhen.
Deshalb gilt: Abrechnung mit dem Vorjahr vergleichen, Mietvertrag prüfen, einzelne Kostenpositionen kontrollieren und bei Unklarheiten Belegeinsicht verlangen. Finden Sie Fehler, sollten Sie diese konkret und möglichst frühzeitig gegenüber dem Vermieter beanstanden.
Vor allem bei hohen Forderungen lohnt es sich, genau hinzusehen. Denn aus einer überraschend hohen Nebenkostenabrechnung muss nicht automatisch eine ebenso hohe Zahlungspflicht folgen.